Какой должна быть мебель для хранения корпоративной документации
Документооборот является неотъемлемой частью работы любой организации. Независимо от рода деятельности, будь то бизнес или благотворительность, все компании имеют расчетные счета, отчитываются о доходах и расходах, заключают договора, нанимают работников и подписывают акты. И это не говоря уже об обязательном для юридических лиц учете корпоративных основных фондов.
Многие фирмы стараются снизить потоки бумажной корреспонденции и активно внедряют электронный документооборот. Тем не менее в соответствии с законодательством Украины многие виды отчетности должны хранится в архиве предприятия именно в бумажном варианте. Документы, имеющие отношения к найму и увольнению сотрудников, передаются в городские архивы исключительно в распечатанном виде с подписью руководителя и печатью предприятия.
Естественно, все эти бумаги нужно где-то хранить. Причем размещать их следует таким образом, чтоб все нужные документы при необходимости было легко отыскать. Для удобства наемных работников и эффективного сохранения отчетности руководители предприятий обязаны укомплектовать бюрократические подразделения фирмы соответствующей мебелью. Идеальным вариантом для хранения всех видов документации является офисный шкаф с полками.
Подобные конструкции должны соответствовать следующим требованиям:
- высота полок должна быть не меньше формата листа А, то есть 297 мм. В идеале между папками и верхней панелью должен оставаться приличный зазор – это позволит разложить поверх сегрегаторов с архивами тематические справочники или документы, которые могут понадобиться в самое ближайшее время;
- конструкция должна быть прочной и надежной. Далеко не каждая компания может позволить себе ежегодную замену офисной мебели, поэтому при покупке шкафа с полками следует объективно оценивать добротность той или иной модели;
- простота. Офисные помещения серьезных компаний не должны выглядеть чересчур авангардно. Солидность фирмы можно подчеркнуть при помощи меблировки в стиле классика, минимализм, хай-тек, лофт. Более оригинальные модели покупают для учреждений, деятельность которых связана с творчеством или индустрией развлечений;
- нейтральные или корпоративные тона. Яркие изделия могут отвлекать от работы и создавать слишком напряженный эмоциональный фон. Для офисов покупают мебель в белых, бежевых, серых, черных и теплых древесных тонах. Если это уместно, для подразделений можно заказать индивидуальное изготовление моделей в корпоративных тонах и украсить фасады мебели логотипом фирмы.
Какие модификации офисных шкафов оснащаются полками
Внутреннее наполнение секции шкафа может быть неоднородным. Многие модели одновременно оснащены полками, ящиками, нишами и прочими атрибутами для хранения офисных принадлежностей. Стеллажными системами укомплектовывают как прямые, так и угловые конструкции.
Какими могут быть полки офисных шкафов
Производители мебели предлагают покупателям несколько вариантов оформления полочных шкафов. Они могут быть:
- открытыми. Подобный дизайн позволяет легко и быстро находить нужные бумаги. Благодаря открытости конструкции служащие запоминают расположение документации и могут быстро отыскать нужную папку, не вчитываясь в названия корешков;
- закрытыми. Такие полки надежно защищены от пыли и незапланированных механических воздействий. Подобная предусмотрительность способствует лучшим условиям хранения бумажной документации. Кроме того, в этом случае представляется возможность оснастить изделие врезным замком и хранить в шкафу самую секретную информацию;
- застекленными. Такие полки придают помещению легкие романтические нотки. В застекленных секциях одинаково удобно хранить как рабочие документы, так и декоративные безделушки, вазочки, фотографии, грамоты.
Полки офисных шкафов могут быть съемными и стационарными. Возможность снимать панели позволяет обеспечить мебели более качественный уход.
Также полки классифицируют в зависимости от материалов изготовления. Панели могут быть изготовлены из:
- дерева. Прочные и надежные полки отлично сохраняют форму даже при длительном хранении тяжелых папок с архивами компании;
- стекла. Такие панели не предназначены для хранения тяжестей. На стеклянной полке можно разместить сувениры и красивые сервизы, предназначенные для корпоративных торжеств;
- металла. Подобные панели как нельзя лучше подходят для хранения тяжелых сегрегаторов. Металлические листы занимают достаточно мало места, поэтому такие модели могут оснащаться большим количеством горизонтальных секций;
- ДСП. Модели из ДСП отличаются доступной ценой, однако их эксплуатационные качества от идеала далеки. При интенсивной загрузке такие полки могут сильно деформироваться и просесть;
- МДФ. По соотношению цены и качества данный вариант считается самым приемлемым.
| Наименование | Цена | Оснащение |
| Шкаф ОН-10/1 Ника-Мебель | 3770 грн. | С полками |
| Шкаф "Мокос-5" Югос | 9327 грн. | С полками |
| Шкаф типа F 70х60 МАКСИ-Мебель | 6944 грн. | С полками |
| Шкаф типа L 70х40 МАКСИ-Мебель | 5163 грн. | С полками |